英国教育省は、学校の建物・敷地管理（エステート管理）における保守管理について、改訂されたガイダンスを発表しました。同ガイダンスは2018年4月に初版が公開され、2026年7月に最新版が更新されました。
学校施設の保守管理において最も重要な目的は、建物を安全で暖かく、防水性に優れた学習環境として保ち続けることです。学校の建物は長期的で価値のある資産であり、コミュニティ施設として公開されることもあります。不十分あるいは不規則な保全は、教育の中断、施設の閉鎖、保険契約の無効化、不必要な修復費用の発生、建物寿命の短縮、および利用者の健康と安全へのリスクをもたらします。
ガイダンスは、保全作業を「計画的予防保全（PPM）」と「応急対応的保全」の2つに分類しています。計画的予防保全は、部品やシステムの故障を予防するために事前に実施される作業です。一方、応急対応的保全は、予期しない故障や破損、緊急の安全上の問題に対応するものです。英国公共財務委員会（CIPFA）の推奨に基づき、両者の予算配分比は70対30が最善の慣行とされています。
学校は保全計画の策定にあたり、まず建物の状態に関する正確なデータを収集する必要があります。必要な情報には、建物と敷地の図面（防火設備、水栓の位置、ユーティリティメーター位置を含む）、用途別の面積構成、ボイラーや配管などの重要設備及びその耐用年数、法定遵守記録、保全契約の一覧、建物状態調査、アスベスト登録簿と対策計画が含まれます。
保全計画は通常3～5年間を対象とし、毎年実施する作業リストを策定する必要があります。計画には、定期的な予防保全作業と窓交換などの資本投資プロジェクトの優先順位を含める必要があります。作業のタイミングは費用に影響するため、夏休みなど繁忙期と学期中の料金差を考慮して決定することが推奨されます。
優先順位の決定にあたっては、法的責任、調達規制、健康と安全への影響、建物の外壁や電気・機械設備（暖房）への影響、状態等級評価、リスク評価、および利用可能な資源を考慮する必要があります。
建設工事（設計・管理）規則2015年に基づき、学校は保全作業の種類、規模、複雑さに応じて特定の責任を有する場合があります。外部の専門家を雇用する場合、学校は適切な調達方針に従い、資格を持つ建築専門家に状態調査を依頼すべきです。保全作業を開始する前に、学校は適切な管理者と経験豊富で保険に加入した請負業者を任命し、作業内容について明確に協議する必要があります。請負業者は作業に関するリスク評価書と方法書を提供しなければなりません。
出典：UK Department for Education, OGL v3.0, https://www.gov.uk/guidance/good-estate-management-for-schools/maintaining-your-estate